Слово “дедлайн” появилось не так давно, но завоевало место в диджитал сфере. Теперь без этого слова не обходится ни одна работа, проект или даже готовка еды. Требуется создать пост — назначают дедлайн, построить здание — тоже устанавливаются сроки.
А что делать, если проблема с установлением сроков, как распределить время и что делать, если времени совсем мало? Для того, чтобы сроки соблюдались, важно провести профилактику и разобраться с тем, почему возникают проблемы с распределением времени.
Историческая справка
Раньше слово “дедлайн” означало в дословном переводе “мёртвую линию”. Это обозначение использовалось буквально и относилось к линии вокруг тюрьмы. Рядом с линией стояли люди, которые следили за порядком в тюрьме и разбирались с теми, кто нарушал порядки.
Сейчас слово дедлайн вреда для здоровья и риска для жизни не приносит, но стресс при приближении к линии сдачи материалов точно появляется. Чтобы избежать стресса, в современном мире диджитал придуманы способы избежать ошибок и невыполнения задачи.
Рекомендации разработаны давно, на основе классических принципов построения задач и условий коллективной, единоличной работы. Также добавлены новинки в сфере приложений и разработок для результативной деятельности компаний.
Как работать с дедлайнами
Иногда невыполнение сроков мало влияет на конечный результат. 1-2 дня не страшно, но когда дело касается контент-плана, 1-2 дня могут полностью сбить план и снизить результативность. Составление плана выставляется с учётом требований и распределения задач между сотрудниками.
Также проблема возникает с самоконтролем. Сначала не сделана одна работа, потом другая. В итоге к концу выполнения работы накапливается большой объём задач, приходится выполнять в один день или ночь.
Если есть проблемы с выполнением дедлайнов, стоит задуматься над тем, чтобы исключить работу с сжатыми сроками. Готовность выполнять “срок в срок” многих кандидатов настораживает. Также иногда случаются ситуации, когда работу только прислали, а сделать нужно сейчас.
Чтобы избежать стресса и выгорания на работе, есть несколько советов, чтобы выполнять работу в срок и сдавать без задержек. Виноваты обстоятельства, ситуация, накопившиеся проблему, а работу всё равно выполнять подрядчику.
- Начните более уверенно, а закончите лёгкими заданиями. Когда предстоит большой проект с множеством мелких задач, всегда начинайте с тех, которые требуют больше времени и усидчивости, вдохновения и креативности от работника.
- Ставьте как можно больше точных дат. Если объём работы слишком высок, разбейте на мелкие и проставьте даты над каждым. Не старайтесь успеть сделать невозможное, рационально продумывайте план и учитывайте время на отдых, личное время, чтобы избежать выгорание.
Уверенное начало позволяет задать настроение и даже скорость процессу. А конец будет простым и сроки не нарушатся. Также такой метод снижает стрессовый фактор, а риск не успеть выполнить задание уменьшается. К приближению дедлайна у работника выполнена большая часть, а напоследок останутся корректировки, пару изменений и остаточные задания.
На мелкие задачи оставляйте меньше времени, на основе того, сколько времени затрачиваете в среднем. Не забывайте про окончательное установленное время, чтобы вовремя успеть и не перегружать себя.
- Есть человеческий фактор, например, неотложные дела, отсутствие света длительный период или другие проблемы. Поэтому расставляйте задачи и время на выполнение плана с расчетом на 1-2 свободных дня. Если дедлайн стоит в одно время, попробуйте распланировать, чтобы в запасе осталось пару дней.
- Некоторым недостаточно сопоставить установки себе, поэтому есть отличный способ — рассказать коллегам и тем, кто дал задание о том, в какой срок будет выполнена работа. Это возлагает ответственность на работника и обязует закончить в срок.
- Проблема некоторых заключается не в проблеме с самоорганизацией, а в расставлении приоритетов и неумении отказывать. Не стоит брать ту работу, которую нереально выполнить сейчас по каким-то причинам. За отказ никаких взысканий не дают, а вот за не выполненную работу как минимум выговор.
- В современной диджитал сфере есть множество приложений-напоминаний, чтобы не забыть про сроки сдачи. Установите планер и пропишите название, тип задачи, время на выполнение и сроки сдачи. В приложениях есть функция регулярного напоминания. Помимо основного числа, добавляются промежуточные напоминания.
Перед тем, как взять работу, попросите небольшое количество времени на раздумье. Это поможет собраться с мыслями и выбрать основные приоритеты. Если позволяет время и силы, не причин не брать работу, но, чем больше задач на одном человеке, тем труднее отслеживать сроки сдачи.
Факторы, влияющие на работу
На невыполнение дедлайнов влияет не только внутренние факторы человека, но и внешние. Часто совместная работа кажется простой, а на деле оказывается множество подводных камней.
Важно грамотно распределить вопросы и понять, сколько времени понадобится на решение задачи. Чтобы не отодвигать дедлайн, учтите мелкие и крупные детали заказа, распределите между работниками по дням, оставьте время на соединение заказа в одно целое и добавьте несколько дней на непредвиденные обстоятельства.
Не стоит ждать идеального завершения работы и планировать по самому быстрому варианту. Обязательно стоит учесть возможные неурядицы и предугадать ошибки. Также и с расчетом бюджета.
Работа всегда требует собранности и ответственности со стороны работника. Заказчик доверяет работу человекe, который способен выполнить быстро и грамотно. Самоорганизация — это качество успешных и квалифицированных профессионалов.
Добиться грамотного распределения времени и выдерживание сроков проявляется с опытом. Сразу ни один профессионал не знал точно, сколько времени выполнять заказы и как быстро сможет работать.
Не стремитесь сразу выполнять быстро работу и назначать минимальные сроки. Пусть лучше времени будет больше, чем получилось работать. Со временем приходит опыт совмещения заказов и ускоренное выполнение без снижения результативности.
Рекомендации профессионалов
Для того, чтобы оценить сроки и выбрать правильное время, профессионалы рекомендуют придерживаться нескольких правил:
- Установить режим. Не имеет значение, где профессионал работает. Грамотный подбор времени и распределение задач сделать эффективной работу даже из дома или на отдыхе.
- Мотивируйте себя. Чем больше мотивации на результат, тем лучше продвигается процесс и ускоряется выполнение. Не забывайте мотивировать и в процессе работы.
- Оценивайте грамотность и уровень квалификации правильно. Не беритесь за работу, которую не сможете выполнить сейчас. Попробуйте начать с малого и постепенно увеличивать нагрузку.
- Не нужно делать большие перерывы. Когда работа длительная, часто хочется сделать перерывы больше и больше, но это только отодвигает результат от завершения.
- Сделайте список задач. Можно использовать приложения или писать в ежедневнике. Крупные задачи разделяйте на несколько маленьких и последовательно выполняйте. Чем больше задач ведется под запись, тем легче оценить загруженность.
- Занимайтесь проектом каждый рабочий день и не забывайте про отдых. Не стоит откладывать на потом. Как только задание получено, сразу приступайте. Маленькие проекты выполняйте сразу, большие разбивайте на маленькие, в остальном принцип тот же!
Если задача кажется неподъёмной, а времени мало, подумайте, почему так произошло. Ошибка в работе дана для того, чтобы в последующем это исправить. Ничего страшного в неудачах нет, но нужно и проанализировать прошлые ошибки. Не бойтесь работать и начинать новое, но подходите ответственно к срокам и качеству услуг!